图片 vs 截图：一个管美观，一个管说明
做文档时，图片和截图都常见，但用途完全不同。图片适合放封面、产品展示、活动现场；截图适合解释步骤、展示数据、证明过程。新手最容易把截图当装饰图用，结果整页灰扑扑，阅读体验很差。
我的插入推荐是：封面用高清图片，正文教程用截图。截图要裁掉无关区域，只保留重点窗口，旁边加一句说明。图片尽量统一比例，别一张横图一张竖图乱飞，文档会显得很业余。
插入推荐：新手这样选功能
插入推荐不是把菜单从头背一遍。新手最该知道的是：哪些插入功能高频、哪些偶尔用、哪些看起来高级但容易添乱。我按使用场景做了逐项对比，照着选就行，不用在一排按钮里迷路。
表格 vs 文本框：一个装数据，一个做强调
表格适合整理信息，比如报价、排期、人员分工。文本框适合突出一句话，比如“本活动预算不含场地费”。很多新手喜欢用文本框排整段内容，后面一改版式，文本框满页面跑，特别难收拾。
如果内容有行列关系，用表格；如果只是强调一句，用文本框。表格少合并，文本框少堆叠，这是我的基本推荐。想让表格好看，别急着换花哨颜色，先把对齐做好。
页码 vs 页眉页脚：一个定位，一个规范
页码的价值是让别人快速定位。页眉页脚的价值是让文档看起来统一，比如放公司名、项目名、日期。新手常见错误是首页也塞满页眉页脚，封面瞬间像内部通知单。
我的推荐是：正式文档一定插入页码；页眉页脚按场景来。投标书、方案、报告适合用，简单通知不一定需要。首页可以设置不同，封面保持干净，第二页开始再出现页码和项目信息。
超链接 vs 书签：一个跳外部，一个跳内部
超链接适合跳到网页、网盘、在线表格；书签或交叉引用适合在长文档内部跳转。比如30页方案里，从目录跳到“预算明细”，就别放一个外部链接，直接做内部跳转更顺手。
插入推荐里我很看重这个功能，因为它能减少沟通。别人不用问“预算在哪页”，点一下就到。注意链接文字要自然，比如写“查看活动排期表”，不要把一串网址裸奔放正文。
形状图标 vs SmartArt：少量加分，过量扣分
形状、图标、SmartArt看起来很酷，但新手别一上来就猛用。流程图可以用SmartArt，重点提示可以用形状底框，图标适合做目录视觉点。但如果每页都有箭头、圆角框、渐变色，文档会像培训机构海报。
我的推荐标准是：一页最多一个视觉重点。能用表格讲清楚，就别硬上复杂图形；能用三行文字说清楚，也别为了高级感插一堆装饰。插入功能的高级，不是用得多，是用得准。
常见问题
新手最推荐先学哪些插入功能？
先学图片、表格、页码、超链接。这四个覆盖大多数办公场景，学会后再碰形状、图表、书签。
插入推荐里哪些功能最容易被滥用？
文本框、艺术字、复杂形状最容易滥用。它们适合强调，不适合承载大量正文。
写报告一定要插入目录吗？
超过10页建议插入目录，尤其是给领导或客户看的报告。短文档没必要，反而显得笨重。